Die Steuerliche Betrachtung des Home-Office

Home-Office erlebt(e) in diesem Jahr aus bekannten Gründen einen regelrechten Boom. Einige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben sich in den vergangenen Monaten oder Wochen vielleicht auch schon die Frage gestellt, wie denn die veränderte Arbeitsweise steuerlich geltend gemacht werden soll. Viele tausend Menschen in unserem Land werden sich mit dieser Frage spätestens anlässlich der nächsten Deklaration der Steuererklärung konfrontiert sehen, wenn es darum geht, bei den Berufsauslagen die korrekten Abzüge geltend zu machen. Wir klären auf.

Steuerlicher Abzug für ein Arbeitszimmer

Stehen der steuerpflichtigen Person während den ordentlichen und angemessenen Arbeitszeiten am Arbeitsort Büroräume zur Verfügung, kann sie die Kosten für ein privates Arbeitszimmer, in welchem aus persönlichen Gründen – weil es annehmlicher oder bequemer ist – gearbeitet wird, steuerlich nicht geltend machen. Damit ein steuerlicher Arbeitszimmerabzug möglich ist, sind die folgenden zwei Voraussetzungen zu erfüllen:

 

  • Im Home-Office (also ausserhalb des Arbeitsortes) muss ein wesentlicher Teil der Erwerbstätigkeit erledigt werden, da vom Arbeitgeber die erforderlichen oder geeigneten Büroräume nicht (ständig) zur Verfügung stehen bzw. die Nutzung der Büroräume nicht möglich/zumutbar ist. Im Kanton Luzern gilt die im Home-Office zu verrichtende Arbeit als wesentlich, wenn diese mehr als ein Drittel der gesamten Arbeitszeit ausmacht.

 

  • In der privaten Wohnung des Arbeitnehmers muss ein besonderer Arbeitsplatz mit vorwiegendem Charakter eines Arbeitszimmers effektiv für die Arbeitserledigung genutzt werden. Wird dieses Arbeitszimmer auch für private Zwecke benutzt, ist ein angemessener Privatanteil auszuscheiden. Im Kanton Luzern beträgt dieser Privatanteil in der Regel mindestens 25%.

 

Sowohl für die direkten Bundessteuern als auch die Staats- und Gemeindesteuern kann für die übrigen Berufsauslagen ein Pauschalabzug geltend gemacht werden (ohne Fahr- und Verpflegungskosten sowie Kosten für Weiterbildung, Schichtarbeit und Wochenaufenthalt; für diese Kosten sind separate Abzüge möglich). Auf Bundesebene beträgt der Pauschalabzug für die übrigen Berufsauslagen 3 % des Nettolohns, mindestens CHF 2 000, maximal CHF 4 000; die gleiche Regelung gilt für die Kantone LU, ZH, BE, UR; andere Kantone kennen ähnliche aber von der Bundeslösung abweichende Regelungen. Mit diesem Pauschalabzug ist nebst den möglichen Auslagen wie etwa für Fachliteratur, Berufskleider sowie Berufswerkzeuge und Beiträgen an Berufsverbände auch ein allfälliger Arbeitszimmerabzug abgegolten. Kann nun nachgewiesen werden, dass die effektiven Kosten für die übrigen Berufsauslagen, wie eben bspw. das Arbeitszimmer, höher sind als der Pauschalabzug, können die tatsächlichen Kosten in Abzug gebracht werden. Hierzu ist eine Aufstellung über die effektiven Auslagen zu erstellen. Im Kanton Luzern ist der Abzug für die Kosten eines Arbeitszimmers nach folgender Formel zu berechnen: Mietkosten oder Mietwert + Nebenkosten pro Jahr / Anzahl Zimmer + 2

 

Beispiel
Eine steuerpflichtige Person verdiente im Jahr 2020 netto CHF 115 000. Für die von ihr bewohnte 5-Zimmerwohnung zahlt sie eine monatliche Miete von CHF 1 850 zuzüglich Nebenkosten von CHF 250. Dabei nutzt sie einen Raum als Arbeitszimmer; dieses Arbeitszimmer wird aber auch noch für private Zwecke benutzt. Die Voraussetzungen bezüglich Wesentlichkeit werden erfüllt; beim Arbeitgeber stehen keine geeigneten Arbeitsplätze zur Verfügung. Die Berechnung für den Arbeitszimmer-Ab-zug lautet nun wie folgt: (CHF 1 850 + CHF 250) * 12 Mo-nate / (5 Zimmer + 2) = CHF 3 600. Da das Arbeitszimmer auch für private Zwecke benutzt wird, reduziert sich der berechnete Betrag für den Arbeitszimmerabzug um mindestens 25 % (also CHF 900) auf CHF 2 700. Weitere übrige Berufsauslagen wie bspw. für Fachliteratur und Berufswerkzeuge sind bei der steuerpflichtigen Person im Steuerjahr 2020 nicht angefallen. Da der Pauschalabzug für die übrigen Berufsauslagen mit CHF 3 450 (3 % von CHF 115 000) höher ausfällt als die oben berechneten CHF 2 700 wird die steuerpflichtige Person den pauschalen Abzug für die übrigen Berufsauslagen dem effektiven Berufskostenabzug vorziehen.

 

 

Spezialregelungen für das Jahr 2020 infolge Coronavirus-Pandemie

Erst kürzlich haben einige Kantone wie bspw. Luzern und Zürich dargelegt, inwiefern die steuerlichen Abzüge für das Jahr 2020 infolge der Coronavirus-Pandemie geregelt werden sollen.

Für den Kanton Luzern gilt bezüglich COVID-bedingtem Home-Office gemäss publizierter Mitteilung vom 8. September 2020 Folgendes:

Es wird davon ausgegangen, dass das Home-Office durch den Arbeitgeber angeordnet wurde und die übrigen für den Abzug eines Arbeitszimmers erforderlichen Voraussetzungen erfüllt waren (wesentlicher Teil der Tätigkeit und eingerichtetes Arbeitszimmer für das Home-Office). Entsprechend können die Kosten für das Arbeitszimmer gemäss bekannter Formel (anteilsmässige Berechnung für die Zeit der Anordnung durch den Arbeitgeber) in Abzug gebracht werden – soweit die effektiven Kosten den Pauschalabzug übersteigen und die Kosten für das Home-Office nicht vom Arbeitgeber vergütet wurden.

 

Wie ist die Handhabung von weiteren steuerlichen Abzügen im Kanton Luzern während der Phase des Lockdowns?

 

Fahrkosten und Verpflegungsmehrkosten: Aufgrund der ausserordentlichen Lage führen die Home-Office-Tage während dem Lockdown zu keinen Kürzungen des Fahrkosten- und Verpflegungsmehrkostenabzugs. Die Kosten für Jahresabonnements des öffentlichen Verkehrs sind vollumfänglich abzugsfähig. Ebenso können die notwendigen Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort mit dem eigenen Fahrzeug und die auswärtigen Verpflegungsmehrkosten normal in Abzug gebracht werden, obwohl üblicherweise durch die Home-Office-Tätigkeit die Fahrten an den Arbeitsort und die auswärtige Verpflegung entfallen. Entsprechend gelten nach wie vor die Maximalabzüge für den Fahrkostenabzug.

 

Fremdbetreuungskosten: Die effektiv angefallenen Fremdbetreuungskosten während der COVID-Phase sind entsprechend abzugsfähig, wenn die notwendigen Voraussetzungen (Fremdbetreuungskosten fallen an infolge Erwerbstätigkeit, Ausbildung oder Erwerbsunfähigkeit der steuerpflichtigen Person) erfüllt sind.

 

Der Kanton Zürich hat in seiner Mitteilung vom 9. September 2020 festgehalten, dass unselbständigerwerbende Steuerpflichtige ihre Berufskosten in der Steuererklärung 2020 (Fahrkosten, Mehrkosten der Verpflegung, Pauschalabzüge für übrige Berufskosten sowie Aus- und Weiterbildung) so geltend machen können, wie sie ohne Massnahmen zur Bekämpfung der Coronavirus-Pandemie angefallen wären. Somit wird einerseits den steuerpflichtigen Personen die Deklaration der Steuererklärung vereinfacht, andererseits vereinfacht es auch die Einschätzungsarbeit der Steuerbehörde. Im Speziellen wird darauf hingewiesen, dass die erwähnten Berufskosten nicht um die covid-bedingten Home-Office Tage gekürzt werden. Diese Handhabung schliesst im Gegenzug jedoch einen Abzug für Home-Office Kosten aus.

 

 

Exkurs Betriebsstätte – werden die Unternehmen durch angeordnetes Home-Office am Wohnort der Mitarbeiter steuerpflichtig?

Durch die teilweise von Firmen ihren Mitarbeitern angeordnete Heimarbeit besteht die Gefahr, dass die Unternehmen am Wohnort ihrer Mitarbeiter eine Betriebsstätte und somit nebst dem Hauptsteuerdomizil am Firmensitz weitere Steuerdomizile bilden könnten.

 

Definition einer Betriebsstätte

Als Betriebsstätte gilt eine feste Geschäftseinrichtung, in der die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Als Geschäftseinrichtung gilt eine Anlage oder Einrichtung, in welcher dauernd oder mindestens während einer gewissen Zeit die Tätigkeit eines Unternehmens ausgeübt wird. Die Geschäftseinrichtung muss somit von einer gewissen Dauer und fest mit der Erdoberfläche verbunden sein.

Weiter ist für das Vorhandensein einer Betriebsstätte erforderlich, dass das Unternehmen Verfügungsmacht über die Geschäftseinrichtung hat. Ob die Geschäftseinrichtung im Eigentum des Unternehmens steht, durch das Unternehmen gemietet wird oder auf andere Art und Weise zur Verfügung steht, ist unerheblich. Folgedessen kann es schon genügen, wenn das Unternehmen via den Mitarbeiter, der die Geschäftseinrichtung (also seine Wohnung, in welcher er einen Raum als Arbeitszimmer nutzt) gemietet hat, verfügen kann.

 

Ab wann gilt eine Wohnung eines Mitarbeiters als Betriebsstätte?

Insbesondere wenn dem Mitarbeiter am Ort des Unternehmens ein fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht und dieser nur aus Komfortgründen zuweilen von zu Hause arbeitet, fehlt es an der Verfügungsmacht des Unternehmens über die Geschäftseinrichtung und es liegt keine Betriebsstätte vor. Auch für diejenigen Fälle, in welchen das Unternehmen den Mitarbeitern nicht vorschreibt von zu Hause aus zu arbeiten und auch keine Kosten für die Heimarbeit übernimmt fehlt es regelmässig an der Verfügungsmacht des Unternehmens über das Home-Office.

Anders zu beurteilen ist die Situation, wenn der Mitarbeiter auf Weisung seines Arbeitgebers ausschliesslich von seinem Home-Office aus tätig wird, über keinen Arbeitsplatz am Sitz des Unternehmens verfügt und sein Arbeitgeber auch die Kosten des Home-Office übernimmt. Hier ist davon auszugehen, dass das Unternehmen am Ort des Home-Office über eine Geschäftseinrichtung verfügt. Dauert dieser Zustand mindestens zwölf Monate an, so ist nicht auszuschliessen, dass die Steuerbehörde einen betriebsstättebegründenden Tatbestand annehmen könnte. Bei der lediglich während der Lockdown-Zeit in diesem Frühjahr angeordneten Home-Office-Tätigkeiten fehlt es an der entsprechenden Dauerhaftigkeit, sodass für die begrenzte Zeit der Anordnung durch den Arbeitgeber keine Betriebsstätten begründet worden sind.

 

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Vorsicht geboten ist hier insbesondere bei internationalen Sachverhalten. Grundsätzlich ist ein Arbeitnehmer aufgrund der von der Schweiz abgeschlossenen Sozialversicherungsabkommen in demjenigen Staat sozialversicherungsrechtlich versichert, in welchem er arbeitet (Arbeitsortsprinzip). Leistet ein Arbeitnehmer mit ausländischem Wohnsitz nun einen quantitativ erheblichen Teil seiner Arbeit im Home-Office, ist er in der Regel im Wohnsitzstaat zu versichern. Folglich hat sich das Schweizer Unternehmen bei den ausländischen Sozialversicherungsbehörden zu registrieren und den Mitarbeiter entsprechend zu versichern. Der korrekte sozialversicherungsrechtliche Anschluss ist vor allem deswegen wichtig, dass es im Leistungsfall nicht zu Leistungskürzungen bzw. -verweigerungen infolge fehlendem (bzw. falschem) Versicherungsanschluss kommt.

 

 

Fazit
Die Praxis zeigt uns, dass ein Arbeitszimmer- bzw. ein tatsächlicher übriger Berufskostenabzug nur in den wenigsten Fällen eine lohnenswertere Variante darstellt als der pauschale übrige Berufskostenabzug. Dennoch ist im Jahr 2020 bei durch den Arbeitgeber angeordnetem Home-Office zu prüfen, ob ein effektiver übriger Berufskostenabzug höher ausfällt als die pauschale Variante – gerade bei Arbeitnehmern mit überdurchschnittlichen Wohnkosten und überdurchschnittlich lange angeordnetem Home-Office (wir denken hier insbesondere an Angestellte in der Finanz- oder Pharmabranche). Jedenfalls empfiehlt es sich jeder erwerbstätigen steuerpflichtigen Person die entsprechende Spezialregelung des Wohnsitzkantons zu konsultieren, um im Ausnahmejahr 2020 die korrekten Berufskostenabzüge geltend zu machen.
Treuhand & Steuern
Mit einer guten und weitsichtigen Planung lässt sich die Steuerbelastung erheblich optimieren. Dasselbe gilt beim Aufbau der Vorsorge sowie beim Bezug der Vorsorgeleistungen.

Your contact

Christian Käppeli
041 418 54 55