Im Wesentlichen besteht der sogenannte Objekt-Business Plan aus einem Planinstrument, um Einnahmen und Ausgaben einer Liegenschaft vollständig zu erfassen und diese in die nähere Zukunft zu prognostizieren. Dieser Plan kann in verschiedenen Formen daherkommen, vom einfachen Excel bis hin zur komplexen Software-Applikation sind viele Varianten möglich. Ziel ist es, den Gewinn aus der Liegenschaft zu maximieren, indem man möglichst präzise und vorausschauend Aussagen über die Ertrags- und Kostenlage machen kann. In seiner Grundform besteht der Business Plan in der Regel auf die nächsten 5 bis 10 Jahre ausgelegt. Dabei sollten technische, rechtliche, steuerliche oder marktbezogene Aspekte ebenfalls im Business Plan mitberückischtigt werden, um ein ganzheitliches Bild zu ermöglichen.

Mit dem Business Plan stellt der Liegenschaftsbesitzer sicher, dass alle finanziell relevanten Dimensionen korrekt abgebildet werden (bspw. Mieten, Unterhaltskosten, Sanierungen, Zinsen, Inflation, lokale Bautätigkeit). Die jährliche Liegenschaftsabrechnung oder das Budget werden dem nur in einigen Teilbereichen gerecht. Des Weiteren kann mit dem Business Plan sauber geplant werden, welche Mietzinspotentiale ausgeschöpft oder welche Kostenblöcke minimiert werden könnten. Abgeleitet vom Business Plan und die durch ihn geschaffenen Grundlagen können weitere, wichtige Produkte entwickelt werden. Exemplarisch seien dazu die folgenden Beispiele genannt:

1.  Sanierungsplan

2.  Projektentwicklungen (Bauprojekte)

3.  Vermietungskonzept

4.  Finanzierungskonzept

5.  Nachfolgeplanung

Die Planungssicht auf die nächsten 5 bis 10 Jahre ist eher selten. Das erstaunt uns zuweilen, bedenkt man doch, dass die Immobilie als langfristiger Wertspeicher funktioniert und aus vielen Anlagen besteht, die sich entwerten und auch zyklisch erneuert werden müssen. Beides würde für die Planung über einen längeren Horizont sprechen, welche auch über die reine Bewirtschaftungstätigkeit hinaus geht. Das betrifft grundsätzlich alle Liegenschaftseigentümer, die über eine gewisse Zeit in Immobilien investiert bleiben. Hiervon ausgenommen sind lediglich die reinen Entwicklungsprojekte, welche nach Fertigstellung direkt am Markt verkauft werden. Vor allem im Bereich des nicht-institutionellen Immobilienbesitzes beschränkt sich die Liegenschaftsplanung oft nur auf das nächste Budgetjahr. Nach unserer Meinung greift dies zu kurz, respektive werden dardurch Ertragschancen vergeben und Kostenrisiken übersehen.

Insbesondere bei älteren Bestandbauten sind die Kostenrisiken aufgrund höherer Entwertung nicht zu unterschätzen. Kommt es beispielsweise zum plötzlichen Kollaps des Heizungssystems, so zieht das automatisch eine Vielzahl an Folgekosten nach sich. Nebst der Schadensbehebung und den reinen Ersatzarbeiten, entstehen oft auch Zusatzkosten für neue Anschlüsse, Verteilerleitungen oder natürlich für die Herabsetzungsansprüche der Mieter. All das passiert ad hoc und muss durch den Liegenschaftseigentümer mit ungeplanten Liquiditätszuschüssen alimentiert werden. Durch eine entsprechende Vorausschau könnten solche Szenarien mitigiert werden. Etwa anhand der statistischen Lebensdauer der Heizungsanlage sowie anhand der periodischen Wartungsmeldungen kann relativ gut geplant werden, wann und zu welchem Preis die Heizung spätestens ersetzt werden sollte (Kostenprojektion). Damit wird auch sichergestellt, dass entsprechende Rückstellungen frühzeitig gebildet und diese nach Möglichkeit auch noch steuerlich optimiert werden. Die Erfassung des technischen Zustandes von Anlagen und ihren Instandstellungskosten ist wesentlich, um auf längere Sicht die Liegenschaftsaufwände auf einem Minimum zu halten.

Ebenso auf der Einnahmenseite zeigen sich zuweilen die Konsequenzen der unvollständigen Planung. Hierbei ist der zyklische Leerstand wohl das beste Beispiel. Dieser ist vor allem in ländlichen Regionen mit kleinerem Nachfragemarkt anzutreffen. Ein typischer Fall ist eine längere Phase mit hoher Bautätigkeit in diesen Regionen. Die damit einhergehende Ausweitung des Mietangebots kann zur Folge haben, dass nur ein Teil der vorhandenen Nachfrage überhaupt absorbiert werden kann. Das trifft vor allem die älteren Bestandbauten hart. Einerseits über eine allgemein schwierigere Vermietung bei Mieterwechseln (es hat zu viel Angebot) und andererseits über die spezifische Umschichtung der Mieterschaft hin zum Neubau (wenn der Preis stimmt, wählen die Mieter eher die Neubauqualität). Dieses zyklische Marktphänomen lässt sich mit dem Business Plan zwar nicht umschiffen, doch bietet er eine wesentlich bessere Planbarkeit. Durch die strukturierte Erfassung und Auswertung des Marktgeschehens können solche Zyklen frühzeitig erkannt werden. Das wiederum schafft genügend Reaktionszeit für den Liegenschaftsbesitzer, um die eigenen Mietflächen auf diese Entwicklung auszurichten.

Die Anwendungsbereiche sind grundsätzlich vielseitig und gehen über die zwei Beispiele des vorherigen Abschnitts hinaus. Der wichtigste Unterschied zwischen dem Business Plan und anderen Liegenschaftsplänen (bspw. Sanierungsplan, Vermarktungsplan, Konzeptstudie, Bauprojekt) liegt darin, dass der Business Plan die Liegenschaft permanent im Auge behält und nicht nur für ein bestimmtes Projekt. Über einen bestimmten Zeithorizont werden alle relevanten Themen ständig überblickt und mit den konkreten Veränderungen im Markt oder an der Liegenschaft abgeglichen. Der Business Plan kann dabei im Detaillierungsgrade, je nach den Bedürfnissen der Eigentümer, variieren. Von der überschaubaren Ertrags- und Kostenverteilung bis hin zum dynamischen Dashboard mit komplexem Dateninput ist grundsätzlich alles möglich - der Eigentümer gibt den Takt vor. 

Nachstehend möchten wir einige der wichtigsten Anwendungsbereiche für den Business Plan vorstellen:

Kostenplanung: Sozusagen das Herzstück einer jeden Liegenschaft sind die in ihr verbauten Gebäudeteile. Diese haben, abhängig von Materialisierung und Verschleiss, allesamt ihre individuelle Lebensdauer. Beim Rohbau sind es erfahrungsgemäss rund 120 Jahre, beim Flachdach 30 Jahre und beim Fussboden rund 20 Jahre. Durch die strukturierte Erfassung sämtlicher Gebäudeteile und deren Einbindung in einen Business Plan erhält man eine  Übersicht über die Restlebensdauer aller Anlagen. Gepaart mit den entsprechenden Erfahrungswerten für die Ersatzkosten, kann man aufgestauten Unterhalt relativ genau berechnen und die notwendigen Rückstellungen frühzeitig bilden. Dadurch wird auch die Planung und Koordination von grosszyklischen Erneuerungen verbessert, bei denen verschiedene Instandstellungen zusammengenommen werden. Das spart Kosten durch planerische sowie bauliche Synergien und reduziert Vermietungsunterbrüche.  

Einnahmenplanung: Die Kostenplanung wird spiegelbildlich ergänzt durch die Mietzinsplanung. Getätigte Erneuerungskosten werden beispielsweise im Business Plan nachvollziehbar in Werterhaltungs- und Wertvermehrungsanteile aufgesplittet. Die wertvermehrenden Investitionen können sodann auf simulierte Mietzinse abgebildet werden. Man sieht dadurch klar, mit welchen Mietsteigerungen man nach erfolgter Erneuerung rechnen darf und wie sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis verschiedener Erneuerungsvarianten präsentiert. Unabhängig von Erneuerungsvorhaben kann über die Mietzinsplanung auch prognostiziert werden, wie die Mieten auf Veränderungen der Marktlage reagieren: Ausweitung des Angebots; Korrektur des Referenzzinssatzes; oder Anstieg der Inflation um nur einige Beispiele zu nennen.

Szenarienanalyse: Mit dem Business Plan lassen sich ebenfalls verschiedene Entwicklungen rund um die Liegenschaft und den Markt simulieren: Was passiert mit der Liquidität, wenn in 5 Jahren die Hypothekarzinsen um 30% steigen sollten? Wie verändert sich meine Gewinnmarge wenn der Sockelleerstand – etwa aufgrund eines Neubaus in der Nachbarschaft – neu auf 10% ansteigt? Oder was passiert mit meinen Angebotsmieten, wenn nebenan das neue Gewerbezentrum entsteht? Die Analyse derartiger Szenarien schärft das Verständnis für mögliche Ertrags- und Kostenlagen in der Zukunft und erlauben es den Eigentümern, Chancen und Risiken für die eigene Liegenschaft zeitnah zu erkennen. Nicht zuletzt kann die Szenarienanalyse auch zur Überprüfung von Sanierungs-, Entwicklungs- oder Vermietungskonzepten beigezogen werden.

Steueroptimierung: Zu guter Letzt kann der Business Plan auch in bestimmten Fällen steuerliche Optimierungen aufzeigen. Dies trifft insbesondere bei Sanierungsvorhaben zu. In diesem Zusammenhang seien beispielsweise die Verteilung von Unterhaltskosten über mehrere Steuerperioden oder die Beurteilung über die steuerliche Abzugsfähigkeit von Sanierungsmassnahmen (werterhaltend oder wertvermehrend) zu nennen.